Вивчення мови ділових паперів відіграє важливу роль у формуванні професійної свідомості студентів, особливо тих, які опановують технічні професії. Студенти повинні не лише вміти розрізняти види документів за змістом та підставою складання, а й правильно оформити службовий папір, дотримуючись його загальноприйнятої структури, норм української літературної мови, культури мови та культури мовлення. Окремі жанрові різновиди ділових паперів існують лише у писемній формі, зокрема протоколи, акти, листи, службові записки, доручення тощо. На відміну від усної форми мови, писемна характеризується такими ознаками:
- функціонує у просторі і часі;
- має можливість попереднього обдумування тексту;
- фіксується поступово, тобто в разі потреби можна внести зміни, доповнення до формування думки;
- вимагає послідовного дотримання орфографічних норм літературної мови;
- допускає вживання складних синтаксичних конструкцій та стилістично відшліфованих побудов.
Під час вивчення довідково-інформаційних документів студенти набувають вміння виділяти головне у інформації, яка має бути висвітлена у таких документах та правильного, чіткого і точного її подання, від чого залежить швидкість прийняття рішень. Особлива увага у розробці звернена на такий інформаційно-довідковий документ, як службовий лист. Під час вивчення саме цього виду документа студент має змогу перевірити та вдосконалити набуті знання з культури мови та культури мовлення, норм літературної мови та правил ведення ділової документації, знання мовленнєвого службового етикету та вміння ним користуватися. Також студент вчиться змістовно та правильно оформити лист, особливо той, що потребує відповіді, адже від цього залежить успіх у досягненні поставленої мети.